Samlar du offerter för att bygga en hemsida eller e-handel till ditt företag? Alla byråer kommer att fråga dig efter en kravspecifikation där du beskriver dina önskemål och krav för hemsidan. Titeln i sig kanske låter tråkigt och jobbigt men det är en nödvändig detalj som kommer att underlätta arbetet både för dig och för byrån som ska hjälpa dig i mål. Innehållet i din specifikation behöver inte vara särskilt komplicerad och teknisk, målet är att du ska få den andra parten att förstå exakt vilket resultat du är ute efter.

Om webbplatsen byggs på ett CMS med öppen källkod som exempelvis WordPress så går det alltid att vidareutveckla hemsidan vid behov. Så tänk på att prioritera funktionaliteten och lämna ’’nice-to-have’’ delarna till framtida utveckling om din budget är begränsad. Diverse funktioner ökar komplexiteten och byråns arbetstimmar kommer att öka vilket i sin tur kommer göra projektet dyrare.

Utan en detaljerad kravspecifikation kommer du att få olika offerter med olika tolkningar. Utfallet blir då lite som att jämföra äpplen och päron.

Börja med grunderna

Börja alltid kravspecifikationen med en beskrivning om dig eller ditt företag. Beskriv verksamheten tydligt och förklara era framtidsvisioner och målsättningar. Inkludera din grafiska profil eller grafiska riktlinjer om du har några. Om du inte har någon grafisk profil som representerar ditt företag så kan det vara bra att börja där.

Inkludera referenser på andra webbplatser du inspireras av. Beskriv tydligt vad det är du gillar med referensen och kanske även vad du skulle förbättra med referensen. Inkludera färger eller färgkoder som du vill få med i din webbplats.

Allt är inte självklart

För dig kanske det är självklart att hemsidan ska finnas tillgänglig på både svenska och engelska men detta kan i många fall leda till massvis av extraarbete och förberedelser för byrån. Språket är bara ett exempel på en detalj. Det vi egentligen menar är att alla detaljer måste finnas med i kravspecifikationen, även om det är solklart för dig. Fler detaljer att inkludera:

Sökfunktion – Ska den finnas med och hur ska den fungera?
Antal sidor – Hur många sidor ska finnas med från start?
Innehåll – Vem ska implementera innehållet i sidorna?
Design – Vilka färger och typsnitt representerar ert företag?

Tekniska detaljer

Du vill ha en hemsida och du vet hur den ska se ut. Men för att en hemsida ska fungera och publiceras online så krävs det även en hel del tekniska aspekter som man kanske inte tänker på i första hand. Exempel på sådana detaljer kan vara:

Domän – Har du en domän eller ska byrån köpa domänen åt dig?
Hosting – Har du ett webbhotell eller ska byrån drifta hostingen åt dig?
Migrering – Har du en befintlig webbplats idag och ska något importeras från den?
Script – Ska hemsidan spåras via exempelvis Google Analytics eller Facebook pixel? Vem sköter integreringen?
Detaljer – Ska det finnas andra tekniska detaljer? Exempelvis inlogg för olika användare, kontaktformulär, tredjepartsintegrationer etc.

Vad behöver mer finnas med i kravspecifikationen?

  • Beskriv målsättning med projektet, vad vill du få ut av hemsidan? Ska den vara säljande, informativ eller har den något annat syfte?
  • Vilken målgrupp inriktas den mot? Har du gjort någon förstudie på eventuella kunder eller besökare?
  • Vad har du för deadline? Ska hemsidan lanseras något specifikt datum eller får det ta den tiden det tar?
  • Hur ska besökare hitta till din webbplats? Behöver du hjälp med digital marknadsföring, så som sökmotoroptimering, Google ads eller Facebook ads?
  • Vad har ni för budget? Ju fler tekniska aspekter och ju större webbplats det är, desto mer tid tar det för byrån att bygga projektet. Vill du ha en fast eller löpande kostnad? En hemsida eller e-handel kan oftast lämnas till en engångskostnad medans marknadsföring debiteras månadsvis.
  • Vilka delar på hemsidan ska vara enkla att administrera och vilka delar kommer inte redigeras så mycket efter lansering?
  • Ska du skriva texterna till hemsidan eller vill du även ha offert på det?
  • Ska du ta fram bilderna till hemsidan eller vill du även ha offert på det? Bilder från bildbank eller vill du ha offert för att anlita fotograf?
  • Behöver du något nyhetsbrev?
  • Behöver du ett avtal för drift och support?

Extra att inkludera om det gäller e-handel

  • Vilken leverantör för betalningar ska du använda? Finns ett befintligt avtal?
  • Behöver ni ett rabattkodssystem? Enkla rabattkoder eller ”köp 2 betala för 1” liknande?
  • Ska du sköta lagersaldot manuellt eller ska det kopplas mot tredjepart (t.e.x. Fortnox)? Finns ett befintligt avtal?
  • Ska du sälja till B2C eller B2B? Ska det finnas olika priser med inlogg för B2B?
  • Ska du boka frakter manuellt eller automatisera bokning av frakter (t.e.x. Unifaun)? Finns ett befintligt avtal?
  • Hur många produktkategorier har du?
  • Hur många produktvarianter har du? t.e.x. svart, grön, röd färg på samma produkt.
  • Hur många språk behöver du på hemsidan?
  • Hur många valutor behöver du på hemsidan? Ska valutan konverteras om när man byter språk?
  • Vem ska implementera alla produkter, du eller byrån?
  • Vem skriver villkorstexterna (köpvillkor, leveransvillkor, Integritetspolicy, GDPR). Du eller byrån?

Varför ska man göra en kravspecifikation?

  1. Du kan undvika ”äpplen och päron” genom att kunna jämföra offerter tydligare.
  2. Du kommer att kunna få en mer specifik deadline.
  3. Både du och byrån kommer veta vart förväntningarna ligger.
  4. Du kan undvika långa uppstartsmöten och workshops innan projektet påbörjas.

Sammanfattning

Du har kommit så långt att du vet att du ska ha en hemsida. Nästa steg innan du kontaktar någon som ska hjälpa dig med hemsidan är att göra ett dokument med dina krav. Det kommer att ta lite tid, men tiden du spenderar för att göra en detaljerad kravspecifikation kommer ge dig den slutprodukt som du önskat från början. Du behöver vara detaljerad och inkludera alla delar och funktioner som hemsidan ska innehålla.

När du är klar med din kravspecifikation kan du med gott samvete och säkerhet börja leta offerter för din nya hemsida. Nu vet du att priserna du får från olika byråer innefattar samma arbete och inte kan tolkas på olika sätt. Du kommer även kunna sätta en realistisk deadline tillsammans med byrån och kan därmed börja marknadsföra ditt lanseringsdatum.

Om du behöver hjälp med kravspecifikationen får du givetvis fråga oss om hjälp. Lycka till!

OBS! Notera att texten ovan är upphovsrättsskyddad (©). Det betyder att texten ej får användas av extern part utan vår tillåtelse.