Enkelt CRM-system för småföretag

Ett enkelt CRM-system samlar alla förfrågningar och kunder på ett ställe och visar var varje affär står och vad som ska göras härnäst. För ett småföretag räcker det ofta med fyra saker: förfrågningar som sparas automatiskt, en status per affär, anteckningar och en påminnelse om uppföljning. Allt annat är bonus, eller i värsta fall det som gör att CRM:et slutar användas.

Vad är ett enkelt CRM-system?

CRM står för customer relationship management, att hålla ordning på kunder och affärer. Ett CRM svarar på tre frågor: Vem har hört av sig? Var står affären? Vad ska vi göra nu?

Ett enkelt CRM-system svarar på de frågorna och inget mer. Det har inga moduler ni aldrig öppnar och inga menyer som kräver utbildning. Det öppnas på några sekunder, även i mobilen. För många småföretag är det skillnaden mellan ett CRM som används varje dag och ett som överges efter en månad.

Vad ett enkelt CRM för småföretag behöver kunna

Förfrågningar från hemsidan på ett ställe

De flesta affärer i ett småföretag börjar med en förfrågan: ett offertformulär, en uppringningsbegäran, ett mejl. Ett bra CRM fångar dem automatiskt. Om någon måste klistra över förfrågningar för hand kommer några att glömmas bort.

Lika viktigt är källan. Ser ni om förfrågan kom från Google Ads, en vanlig sökning eller sociala medier vet ni vilken marknadsföring som ger kunder, inte bara klick.

Status, ansvarig och nästa steg

Varje affär behöver en status, till exempel ny, kontaktad, offert skickad, kund eller förlorad. Är ni flera som säljer behöver det också synas vem som äger affären. Och varje affär behöver ett nästa steg med datum, så att ingen hänger i luften.

Det som skiljer ett CRM från ett kalkylark är att det påminner er. Ett bra CRM visar själv vem som väntat för länge på svar.

CRM-system för försäljning: från förfrågan till affär

Ett CRM-system för försäljning gör säljprocessen synlig. Med en status per affär ser ni hur många förfrågningar som ligger i varje steg, var de fastnar och hur många som blir kunder. Skriver ni in affärsvärdet när något blir kund ser ni också vad varje kanal faktiskt har gett.

Det behöver inte vara krångligare än så. En lista som går att filtrera på status och period, en detaljvy med anteckningar och en knapp för att ringa eller mejla räcker långt.

Färdigt CRM eller bygga eget?

Många färdiga CRM-tjänster tar betalt per användare och månad. Kostnaden växer när ni blir fler, och ofta betalar ni för funktioner ni aldrig använder. Vissa har gratisnivåer, men då med begränsade funktioner. Ett eget CRM betalar ni en gång.

Så skiljer sig de två:

• Kostnad. Eget CRM: en engångsavgift. Färdig tjänst: oftast en avgift per användare och månad.
• Funktioner. Eget CRM: bara de ni använder. Färdig tjänst: samma för alla kunder.
• Förfrågningar från sajten. Eget CRM: fångas automatiskt med källa. Färdig tjänst: kräver ofta en separat koppling.
• Arbetssätt. Eget CRM: anpassas efter er. Färdig tjänst: ni anpassar er efter verktyget.

En färdig tjänst kan ändå vara rätt val, till exempel om ni har ett stort säljteam, behöver många färdiga integrationer från första dagen eller vill ändra allt själva utan utvecklare. Då säger vi det. Ett eget CRM passar bäst när ni vill ha något enkelt som sitter ihop med er sajt och som ni inte betalar för varje månad.

Därför byggde Empire ett eget CRM

Våra förfrågningar kommer från flera håll: offertformuläret, "bli uppringd", formuläret för resultatbaserad marknadsföring, casesidorna och nedladdningar av våra mallar. Vi ville se allt på ett ställe och veta vilka kanaler som ger kunder. I november 2026 byggde vi därför ett eget CRM direkt i vår egen sajt.

Så fungerar det:

• Allt fångas automatiskt. Varje förfrågan och nedladdning från sajten sparas direkt.
• Källan sparas. Vi ser om besökaren kom från Google Ads, Google-sökning, AI-sök som ChatGPT eller Perplexity, Bing, sociala medier eller en kampanjlänk, och vilken sida besöket började på.
• Sju statusar. Ny, Kontaktad, Väntar på svar, Offert skickad, Kund, Förlorad och Ej relevant, med följ upp-datum, anteckningar och affärsvärde när något blir kund.
• Filter och sök. Listan filtreras på typ, status, tjänst och period.
• Ring eller mejla med ett tryck, i datorn eller mobilen.
• Testförfrågningar går att ta bort, så att listan bara visar riktiga förfrågningar.

Den viktigaste vyn heter "Att följa upp". Där hamnar automatiskt de som väntat på svar i mer än tre arbetsdagar, de vars följ upp-datum har passerat, nya förfrågningar som inte besvarats inom 12 timmar på vardagar och alla som bett att bli uppringda. Ingen behöver komma ihåg vem som ska ha ett samtal.

Säkerheten är inbyggd. Inloggningen sker med en engångslänk via mejl, utan lösenord. CRM:et syns inte i Google. Informationen lagras i EU, och förfrågningar som inte blir kunder anonymiseras automatiskt efter 24 månader.

Skräddarsytt CRM åt er verksamhet

Nu bygger vi likadana CRM åt andra företag. Vi utgår från hur ni tar emot förfrågningar och stänger affärer i dag, och bygger bara det ni har nytta av. CRM:et byggs in i eller kopplas till er befintliga sajt, så att alla förfrågningar och deras källor fångas från första dagen. Bygger vi en ny hemsida i WordPress åt er kan CRM:et ingå från start.

Vad det kostar

• Litet och enkelt CRM: från 20 000 kr. Förfrågningar från sajten med källa, status, anteckningar, uppföljning och mobilvy.
• Mer avancerat CRM med kopplingar: från 50 000 kr. Samma grund, plus kopplingar till de system ni redan använder.

Priserna är engångsavgifter exklusive moms. Ni får ett fast pris i offerten och betalar hälften vid start och hälften vid leverans. Det finns ingen månadskostnad för CRM:et och ingen licens per användare, så ni kan lägga till fler användare utan att det kostar mer. CRM:et körs på samma hosting som er sajt. Har ni en sajt i WordPress bygger vi det i WordPress. Ni äger koden.

Ett enkelt CRM tar från två veckor att bygga. Med kopplingar tar det längre, och tiden står i offerten. Behöver en koppling en extern tjänst med egen avgift, till exempel sms, står det också i offerten. Vill ni att vi sköter uppdateringar, säkerhet och backup kan CRM:et ingå i vårt serviceavtal, men det är inget krav.

Kopplingar ni kan lägga till

• Fortnox eller Visma, så att en ny kund också blir en kund i bokföringen.
• Google Ads och Microsoft Ads, som får tillbaka vilka förfrågningar som blev affärer, så att annonserna optimeras mot riktiga kunder och inte bara mot ifyllda formulär.
• Meta, med samma princip för annonser på Facebook och Instagram.
• Gmail eller Outlook, så att mejlen till kunden syns i CRM:et.
• Notiser i Slack, Teams eller sms när en ny förfrågan kommer in.
• Kalenderbokning, så att kunden kan boka ett möte direkt.
• Nyhetsbrev, till exempel Mailchimp.
• E-signering av offerter och avtal.

Vill ni automatisera mer, till exempel sortera förfrågningar eller skriva utkast till svar med AI, läs om AI-automation. Vårt eget CRM är byggt i Next.js, React och TypeScript med en Postgres-databas i EU. Läs mer om hur vi bygger AI-verktyg och appar åt företag.

Berätta hur ni tar emot förfrågningar i dag, så föreslår vi ett CRM som passar er. Be om en offert så hör vi av oss inom 12 timmar på vardagar.